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ab UBS BVRB e-list. Surveillez vos créances. Sommaire Description succincte 3 Généralités 1. L essentiel sur UBS BVRB e-list 3 Détails concernant l utilisation du logiciel 2. Boutons 5 3. Saisir les nouveaux









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  • ab UBS BVRB e-list

Surveillez vos créances

Sommaire Description succincte 3 Généralités 1

L'essentiel sur UBS BVRB e-list 3 Détails concernant l'utilisation du logiciel 2

Boutons 5 3

Saisir les nouveaux bulletins de versement BVRB UBS ou BVRB Quick UBS 6 4

Etablir une facture 8 5

Rédiger une lettre d'accompagnement 9 6

Filtrer/chercher des factures 9 7

Editer des rappels pour une facture Traiter les paiements entrants Etablir une copie de sauvegarde Aide 12 2

Description succincte Généralités Un assistant vous aide à saisir les numéros de référence de vos bulletins de versement dans le logiciel

Dès que vous envoyez un bulletin de versement à un débiteur

saisissez les détails du paiement dans le logiciel pour l'entrée concernée

Grâce à UBS e-banking

vous pouvez télécharger quand bon vous semble les données BVRB reçues

Les pos

  • - tes ouverts sont alors automatiquement rapprochés

UBS BVRB e-list vous aide également à rédiger et à traiter les rappels

Vous tenez déjà une comptabilité débiteurs et vous avez uniquement besoin des numéros de référence des paiements entrants? Dans ce cas

vous ne devez plus rien saisir

car il suffit de télécharger les données

Vous pourrez alors les imprimer

les consulter à l'écran ou les enregistrer au format de votre choix dans les plus brefs délais

L'essentiel sur UBS BVRB e-list 1

  • 1 A qui est destiné le logiciel UBS BVRB e-list? Le logiciel UBS BVRB e-list s'adresse à tous les utilisateurs de bulletins de versement BVRB UBS et BVRB Quick UBS

Il gère l'encaissement de créances en francs suisses en Suisse réglées au moyen d'un bulletin de versement avec référence bancaire (BVRB)

remplaçant ainsi les listes de débiteurs sur papier

  • 2 Comment fonctionne le logiciel UBS BVRB e-list? La première étape consiste à générer dans le logiciel vos bulletins de versement BVRB UBS ou BVRB Quick UBS imprimés

Un assistant vous aide à saisir les formulaires BVRB et génère automatiquement dans la liste des débiteurs les entrées correspondant à vos formulaires

Vous pouvez ensuite établir vos factures dans UBS BVRB e-list et les envoyer à vos débiteurs accompagnées des bulletins de versement correspondants

Ensuite

vous n avez plus qu à attendre les paiements entrants

puis à télécharger les numéros de référence depuis UBS e-banking quand bon vous semble

Reste ensuite à rapprocher les «postes ouverts» créés dans UBS BVRB e-list lors de l'établissement des factures en y intégrant ou traitant automatiquement les numéros de référence

Bien entendu

vous pouvez également générer les «postes ouverts» dans d'autres systèmes de comptabilité débiteurs et y intégrer les numéros de référence

Ces numéros sont standardisés et peuvent donc être utilisés différemment selon les logiciels employés

  • 3 Où se procurer UBS BVRB e-list? UBS BVRB e-list peut être obtenu gratuitement sur la page Internet suivante d'UBS: Switzerland AG: 3

  • 4 Aperçu des principales fonctions Créer une liste de débiteurs Etablir des factures Editer des rappels pour une facture Traiter les paiements entrants Fonctions supplémentaires Supprimer des factures Rédiger une lettre d'accompagnement 1
  • 5 Configuration requise Système d'exploitation: Windows 2000 Windows XP Windows Vista Matériel: Pentium II ou supérieur 32 Mo de RAM Espace disque disponible pour l'installation: 20 Mo Accès à Internet (analogique

RNIS ou ADSL) 1

  • 6 Instructions relatives à l'installation 1

Téléchargez le logiciel UBS BVRB e-list sur votre ordinateur depuis le site Internet UBS ( rubrique Logiciels et outils

Fermez toutes les autres applications avant de procéder à l'installation

Pour lancer l'installation

exécutez le fichier ubslist32

exe sur votre disque dur en double-cliquant dessus

Lisez le contrat de licence

puis cliquez sur Oui pour l'accepter

Si vous souhaitez sauvegarder les fichiers UBS BVRB e-list dans un autre répertoire cible

  • cliquez sur Parcourir

puis sélectionnez un répertoire

Cliquez sur Continuer pour lancer l'installation

A la fin du processus

un message s'affiche indiquant qu UBS BVRB e-list a été installé avec succès

  • 7 Personnalisation Lors de la première utilisation du logiciel UBS BVRB e-list
  • vous êtes invité

en tant qu émetteur de factures

à saisir certaines informations nom et adresse

qui seront ensuite reprises automatiquement dans la lettre d'accompagnement comme adresse de l'expéditeur

Vous pouvez modifier ces données à tout moment sous Options Configuration

  • 8 Configuration du programme Dans le menu Options

choisissez la commande Configuration pour régler les paramètres généraux

Mon adresse Cette rubrique vous permet de modifier à tout moment vos données d'émetteur de factures saisies lors du premier lancement du logiciel

Aperçu En tant qu émetteur de factures

vous pouvez choisir combien de temps les factures comptabilisées restent visibles dans la liste des débiteurs

La valeur par défaut est fixée à 15 jours

La valeur saisie doit être supérieure à «0»

Internet Les paramètres pour la connexion Internet de votre ordinateur sont définis ici

Autres (indexer la base de données au démarrage du logiciel) Si cette option est activée

les fichiers d'indexation seront recréés à chaque démarrage d'UBS BVRB e-list

Vous serez ainsi sûr qu aucun fichier d'indexation défectueux n est utilisé

Attention: Pour pouvoir utiliser le logiciel UBS BVRB e-list afin de consulter les entrées de paiements BVRB

vous devez configurer UBS e-banking en conséquence

Pour ce faire

cliquez sur Préférences tout en haut dans UBS e-banking

  • à gauche
  • sur Paiements

Cliquez sur BVRB: l'article de menu Premier choix BVRB qui s'affiche vous permet de choisir le compte crédité

Seuls les débits créés avec ce programme peuvent faire l'objet d'un rapprochement avec vos données BVRB

Vous devez pointer manuellement les factures émises antérieure ment

Détails concernant l'utilisation du logiciel 2

Boutons Cette option permet de générer des numéros de facture pour la liste de débiteurs

à réception de nouveaux bulletins de versement

Avec ce bouton

vous établissez de nouvelles créances à facturer

Pour ce faire

sélectionnez un bulletin de versement qui n a pas encore été utilisé

puis cliquez sur le bouton Etablir une facture

Si vous devez annuler une créance qui a fait l'objet d'une facture

vous pouvez la sélectionner et la supprimer

Vous effacez ainsi également le «poste ouvert» assorti du numéro de référence correspondant au bulletin de versement utilisé pour la facture en question

Divers filtres peuvent être définis

Ils agissent également sur les factures déjà payées

Exemple: afficher toutes les factures établies entre le xx et le xx

Si une facture n a pas été payée

vous pouvez éditer un rappel et générer une nouvelle facture pour la même créance

La nouvelle facture remplace l'ancienne avec le numéro de référence correspondant

Les deux factures sont répertoriées dans la liste

la facture d'origine n étant cependant plus affichée

peu importe le bulletin de versement (= numéro de référence) que le client utilise pour régler sa créance (voir chapitre 7

  • étape 5)

Cette fonction permet de comptabiliser automatiquement les paiements entrants

Un fichier mis à disposition en ligne est téléchargé automatiquement via le transfert de données et rapproché des «postes ouverts»

Une facture est comptabilisée même si le montant versé est différent

mais son statut l'indique alors clairement

L'écran d'accueil

avec les différents boutons 5

Saisir les nouveaux bulletins de versement BVRB UBS ou BVRB Quick UBS Etape 1: Générer des factures Pour obtenir de nouveaux bulletins de versement avec les numéros de référence correspondants dans la liste des débiteurs

choisissez la commande Générer des factures dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton prévu à cet effet dans la fenêtre principale

L'assistant s'ouvre et vous guide étape par étape

Cliquez sur le bouton Continuer pour passer à la suite et sur le bouton Retour pour revenir à l'étape précédente

Etape 2: Numéro de référence Saisissez le numéro de référence à 27 positions du PREMIER bulletin de versement (celui avec le numéro le plus petit)

Il dispose d'un chiffre de contrôle qui garantit la saisie correcte dudit numéro

Etape 3: Nombre de formulaires BVRB Indiquez le nombre de factures à générer (= nombre de formulaires BVRB)

Etape 4: Incrémentation des numéros de facture Déterminez l'incrémentation des numéros de facture

Si vos bulletins de versement présentent des numéros de facture croissants

saisissez l'intervalle correspondant («incrémentation»)

L'assistant utilise ces informations pour calculer automatiquement les numéros de facture et de référence de tous les justificatifs

Si vos bulletins de versement présentent tous le même numéro de facture

sélectionnez l'option N de facture fixe

  • uniforme

Etape 5: Générer des factures Vous avez saisi toutes les données nécessaires au traitement

Cette étape vous donne un aperçu des numéros de facture générés par l'assistant

Veuillez contrôler que les numéros de facture affichés correspondent aux numéros de référence de vos bulletins de versement

Les entrées ainsi créées ont le statut «Inutilisée»

Cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer l'édition et fermer l'assistant

Etablir une facture Pour établir une facture pour une nouvelle créance

sélectionnez dans la liste des débiteurs un numéro de facture avec le statut «Inutilisée»

Choisissez la commande Etablir une facture dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton correspondant dans la fenêtre principale

Une boîte de dialogue apparaît; complétez les champs de saisie avec les données du débiteur concerné

  • 4 Champs de saisie 5 1 Objet Indiquez une brève description de la prestation facturée
  • 2 Débiteur (adresse) Saisissez l'adresse du destinataire de la facture (débiteur)
  • 3 Données de la facture Précisez le montant et la date d'établissement de la facture
  • 4 Entrée du paiement La saisie d'un montant et d'une date d'entrée permet de comptabiliser manuellement une facture établie

Normalement

ces données sont complétées automatiquement par l'assistant des entrées de paiement

Boutons 5 Imprimer la lettre d'accompagnement Cliquez sur ce bouton afin de rédiger et d'imprimer une lettre d'accompagnement pour votre facture

Factures remplacées Cliquez sur ce bouton pour obtenir une liste des numéros de facture remplacés par la présente facture (rappel)

Ce bouton s'affiche uniquement si la facture actuelle est un rappel

Rédiger une lettre d'accompagnement Vous pouvez rédiger une lettre d'accompagnement standard pour toutes vos factures en cliquant sur le bouton Imprimer la lettre d'accompagnement

Lorsque vous avez fini de la saisir

cliquez sur Enregistrer pour achever l'opération

Filtrer/chercher des factures Pour faciliter l'aperçu

les statuts suivants sont représentés par des symboles: la facture n est pas encore utilisée la facture n est pas encore payée la facture a été payée

mais le mon- tant est incorrect (inférieur)

la facture a été payée le montant de la facture est inférieur au paiement reçu un rappel a été édité pour la facture Inutilisée: Ouverte: Payée en partie: Payée: Trop-perçu: Rappel: Pour filtrer/chercher des factures

choisissez la commande correspondante dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale

Une boîte de dialogue apparaît

Cliquez ensuite sur le bouton Seulement fact

  • ouvertes

Seulement fact

payées ou Toutes les factures pour utiliser un filtre prédéfini ou sur Critères individuels pour fixer d'autres critères

10

Editer des rappels pour une facture Une facture établie peut

  • le cas échéant
  • faire l'objet d'un rappel

Dès lors

la facture d'origine est remplacée par une facture de substitution (rappel)

puis supprimée de la liste des débiteurs

Un assistant vous aide à éditer un rappel pour une facture

Etape 1: Editer des rappels pour une facture Si vous souhaitez éditer un rappel pour une facture établie

  • sélectionnez-la

puis choisissez la commande Rappel pour une facture dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton correspondant dans la fenêtre principale

Cliquez sur le bouton Continuer pour passer à l'étape suivante et sur le bouton Retour pour revenir à l'étape précédente

Etape 2: Définir les détails de la facture Confirmez ou corrigez les détails de la facture

L'adresse du destinataire est reprise de la facture d'origine

Le montant et la date d'établissement peuvent être redéfinis

Etape 3: Définir le bulletin de versement Déterminez le bulletin de versement (numéro de facture) à utiliser pour le rappel

Etape 4: Rédiger une lettre d'accompagnement Cliquez sur le bouton Rédiger/imprimer lettre d'accompagnement si votre rappel doit comprendre une telle lettre

Vous pouvez en saisir le contenu dans la fenêtre qui s'affiche

Etape 5: Exécuter le rappel Vous avez saisi toutes les données nécessaires au traitement

Cliquez sur le bouton Exécuter pour sauvegarder le rappel

supprimer la facture d'origine et fermer l'assistant (voir chapitre 2

Rappel pour une facture)

11

Traiter les paiements entrants Etape 1: Traiter les paiements entrants Pour traiter des paiements entrants

choisissez la commande correspondante dans le menu Factures ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale

Un assistant s'ouvre et vous aide dans toutes les étapes du traitement

Cliquez sur le bouton Continuer pour passer à l'étape suivante et sur le bouton Retour pour revenir à l'étape précédente

Etape 2: Réceptionner et comptabiliser les données de paiements entrants Ici

vous devez indiquer si vous souhaitez réceptionner des données de paiements entrants via UBS e-banking (transfert de données) ou enregistrer ces données à partir d'un fichier

Etape 3: Saisir le compte ou sélectionner le fichier BVRB Selon l'opération choisie à l'étape 2

vous devez: indiquer le compte dont les paiements entrants doivent être réceptionnés via UBS e-banking

Vous pouvez aussi choisir le compte (et le numéro de clearing) dans la liste des comptes

en cliquant sur le bouton Sélection (en ligne)

La liste est alors obtenue auprès du serveur UBS e-banking

sélectionner le fichier BVRB au moyen de Parcourir

Etape 4: Vérifier le protocole de traitement Indiquez ici si vous souhaitez imprimer ou simplement afficher à l'écran un protocole de traitement

qui donne des informations sur tous les paiements entrants traités et leur statut

Etape 5: Déclencher les entrées de paiements Vous avez saisi toutes les données nécessaires au traitement

Cliquez sur le bouton Exécuter pour lancer le traitement et fermer l'assistant

12

Etablir une copie de sauvegarde Pour établir une copie de sauvegarde de la base de données UBS BVRB e-list

choisissez la commande correspondante dans le menu Fichier

Une boîte de dialogue s'ouvre

Indiquez alors le répertoire où les fichiers de la base de données doivent être copiés ou acceptez le chemin proposé

Lancez la création de la copie de sauvegarde en cliquant sur le bouton Sauvegarder

Le bouton Options permet de définir si UBS BVRB e-list doit établir automatiquement une copie de sauvegarde à chaque fermeture du programme

Pour récupérer une copie de sauvegarde de la base de données UBS BVRB e-list

choisissez la commande correspondante dans le menu Fichier

Une boîte de dialogue s'ouvre

Indiquez alors le répertoire où les fichiers de la base de données doivent être récupérés ou acceptez le chemin proposé

Lancez la récupération de la copie de sauvegarde en cliquant sur le bouton OK

Aide Aide générale Pour obtenir une aide détaillée sur les différents éléments d'une boîte de dialogue

cliquez sur le point d'interrogation dans la barre de titre

Le descriptif des différentes fonctions est disponible via le sommaire de l'aide en ligne

Aide spécifique aux boîtes de dialogue Cette aide accessible avec la touche de fonction F1 (lorsque la boîte de dialogue est ouverte) décrit les éléments de la boîte de dialogue

13

ab UBS SA Switzerland AG Case postale CH-8098 Zurich UBS Le symbole des clés et UBS font partie des marques protégées d'UBS

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Juin 2007


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