PDF- - - Processus de clôture des états financiers Rapport d audit Rapport n o 3/14 26 août 2014
Diffusion : Processus de clôture des états financiers Rapport d audit Rapport n o 3/14 26 août 2014 Destinataires : Président et chef de la direction Premier vice-président et chef de la direction financière

Diffusion : Processus de clôture des états financiers Rapport d'audit Rapport n o 3/14 26 août 2014 Destinataires : Président et chef de la direction Premier vice-président et chef de la direction financière Vice-président et contrôleur général Contrôleur général adjoint Directeur de groupe

Comptabilité générale c

: Premier vice-président et chef de la gestion des risques Premier vice-président

Affaires générales et secrétaire Premier vice-président

Ressources humaines et Communications Premier vice-président

Développement des affaires Premier vice-président

Solutions d'affaires et Innovation Premier vice-président

Groupe des produits de financement Premier vice-président

Assurances Directeur

Planification financière et Établissement de rapports financiers Directeur

Comptabilité des assurances et Établissement des coûts Directeur

Comptabilité de trésorerie Directeur de groupe

Gouvernance des assurances Directeur de groupe

Planification stratégique et Relations gouvernementales Directeur principal

Bureau du vérificateur général Directeur

Bureau du vérificateur général Équipe d'audit Souhail Sadaka Adnan Zia Vice-présidente

Vérification interne Monica Ryan

Table des matières Introduction

Introduction Conformément à son plan d'audit pour 2014

la Vérification interne a réalisé un audit des contrôles clés liés au processus de clôture des états financiers

Les états financiers d'EDC sont préparés conformément aux Normes internationales d'information financière (IFRS) et présentés trimestriellement au Conseil d'administration aux fins d'examen et d'approbation avant leur publication

Le processus de clôture définit les contrôles et les mécanismes de surveillance qui veillent à ce que les états financiers soient exacts

complets et produits en temps utile

Objectif et étendue de l'audit L'objectif général de l'audit consistait à évaluer l'efficacité opérationnelle des contrôles mis en place dans le cadre du processus de clôture des états financiers

L'audit s'étendait aux contrôles relatifs aux écritures de journal

à l'ouverture et à la clôture des périodes intermédiaires

au mappage du plan de comptes par rapport aux états financiers

à l'examen de l'ensemble des rapports financiers

au suivi des changements apportés aux IFRS et à la documentation du processus de clôture

Opinion de la Vérification interne À notre avis

le processus de clôture des états financiers est bien contrôlé 1

Nous avons constaté que les contrôles clés s'y rapportant ont bien été conçus et fonctionnent comme prévu

Deux problèmes modérés 2 ont cependant été constatés et sont décrits ci-après

La direction s'est engagée à prendre les mesures correctives au plus tard au deuxième trimestre de Nos opinions d'audit standards sont les suivantes :

Des contrôles internes exemplaires sont en place

Les objectifs du processus vérifié seront très probablement atteints

Les objectifs du processus vérifié seront probablement atteints

ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu

Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints

Du point de vue des finances et/ou de la réputation

l'incidence sur le processus vérifié n est pas négligeable

De promptes mesures s'imposent

ne sont pas bien conçus ou ne fonctionnent pas comme prévu

Les objectifs du processus ne seront probablement pas atteints

Du point de vue des finances et/ou de la réputation

l'incidence sur le processus vérifié est importante

Des mesures doivent être prises immédiatement

est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu

et le risque financier et/ou de réputation n est pas négligeable

L'objectif du processus sur lequel porte le contrôle ne sera probablement pas atteint

Des mesures correctives s'imposent pour que les contrôles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints

Problème modéré : Un contrôle clé est absent

est mal conçu ou ne fonctionne pas comme prévu

et le risque financier et/ou de réputation pour le processus n est pas négligeable

Cependant

un contrôle compensatoire existe

Des mesures correctives s'imposent pour éviter de compter uniquement sur les contrôles compensatoires et/ou pour s'assurer que les contrôles sont rentables

Problème mineur : Faiblesse dans la conception et/ou le fonctionnement d'un contrôle qui n est pas un contrôle clé

Il est peu probable que l'atteinte des objectifs soit compromise

Il est recommandé de mettre en place des mesures correctives pour rentabiliser les contrôles

Processus de clôture des états financiers 26 août

Constatations de l'audit et plans d'action 1

Politiques et procédures Les politiques et les procédures forment le cadre à l'intérieur duquel fonctionne une organisation

Quand elles sont claires

elles favorisent l'efficacité des processus décisionnels et de la délégation en indiquant ce que les gens peuvent faire

les décisions qu ils peuvent prendre et quelles activités sont convenables

L'audit a révélé qu aucun processus courant n est en place pour l'examen périodique des politiques et procédures

y compris celles affichées sur Le fil conducteur

D'ailleurs

nous avons constaté que Le fil conducteur contenait des versions périmées des politiques et que

les anciennes versions des procédures n étaient pas supprimées après la diffusion des nouvelles

La direction s'est engagée à instaurer un examen annuel des politiques et lignes directrices en matière de comptabilité en visant l'objectif de procéder aux mises à jour nécessaires

y compris l'actualisation des documents affichés sur Le fil conducteur

Constatation de l'audit Problème modéré 2 Responsable de l'intervention Contrôleur général adjoint Date d'échéance Deuxième trimestre de Procès-verbal des réunions importantes portant sur le processus de clôture Selon les lignes directrices concernant le processus de clôture des états financiers

le procès-verbal de telles réunions constitue un contrôle clé

En effet

le procès-verbal est un document de la Société illustrant la surveillance de la gestion exercée pendant le processus

Il contribue aussi au suivi des questions soulevées

des mesures convenues et des personnes chargées de traiter les questions

Chaque mois

les états financiers mensuels font l'objet d'une réunion où sont analysés notamment les écarts avec la période précédente

Ces réunions rassemblent le chef de la direction financière

le contrôleur général adjoint

Comptabilité générale

et les directeurs d'équipe de la comptabilité

L'audit a révélé que ces réunions avaient lieu régulièrement

mais qu aucun procès-verbal n était rédigé

La direction a accepté de veiller à ce qu on rédige des procèsverbaux qui feront état des questions soulevées pendant les réunions

des dates de résolution visées et des personnes responsables

Ils seront revus et approuvés par le contrôleur général adjoint

Les directeurs de secteurs d'activités et les membres des différentes équipes comptables au sein des Finances de la Société se réunissent régulièrement pour discuter des changements aux activités et de leur incidence sur les états financiers

Aucun procès-verbal de ces réunions n est rédigé

Il est donc impossible de connaître les questions traitées et de savoir comment leurs conséquences potentielles sur les états financiers ont été analysées

La direction a accepté de veiller à ce qu on rédige des procès-verbaux de ces réunions

qui seront revus par les directeurs des équipes comptables concernées

Constatation de l'audit Problème modéré 2 Responsable de l'intervention Contrôleur général adjoint et directeur de groupe

Comptabilité générale Date d'échéance Quatrième trimestre de 2014 Processus de clôture des états financiers 26 août

Conclusion Les constatations et les recommandations de l'audit ont été communiquées à la direction

qui les a acceptées et a élaboré des plans d'action dont la mise en œuvre est prévue au plus tard au deuxième trimestre de Nous tenons à remercier la direction de son appui tout au long de l'audit

Processus de clôture des états financiers 26 août

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